今年も新しい手帳を買う季節がやって来ましたね。ただ、今まで手帳でスケジュール管理をしていた人の中には、アプリでの管理に興味がある人もいるのではないでしょうか。
そこで今日は、スケジュール管理を手書きで行う場合とアプリで行う場合のメリット・デメリットに加え、それぞれを使い分ける方法についてお伝えします。どちらか1つしか使ったことのない人は、この記事を参考に両者のいいとこ取りを検討してみてください。
スケジュール管理を手書きで行うメリット
まずはスケジュール管理を手書きで行う場合から、メリットとデメリットをご紹介します。
スケジュール管理を手書きで行う場合の主なメリットは、次の4つです。
・瞬間的にパッと開ける
・好きに使える
・電波や電池を気にしなくていい
・書くことで頭を整理できる
アプリで管理する場合は少なくとも1秒以上のタイムロスが発生しますが、アナログの手帳やカレンダーなら思い付いた瞬間にパッと開けます。
そして手帳やカレンダーを自分の好きなように使えることも、アナログでスケジュールを管理する大きなメリットです。手書きならイラストや記号などを自由に書き込めますし、好きな色でカラフルに彩れます。
シールや付箋、スタンプなどを使って自分好みの装飾を施すのも、手書きならではの楽しみ方ですね。
また書くことで頭を整理できるのも、アナログでスケジュールを管理するメリットです。
あるアンケートでは、手書きのスケジュール管理を選ぶ理由として「手で書くと記憶に残りやすい」や「気持ちを整理できる」などが多く挙がっていました。中でも「記憶に残りやすい」を選んだ人は多く、実に50％以上もの人が紙の手帳を使う理由に挙げています。
ただ、スケジュール管理を手書きで行うことにもデメリットがないワケではありません。
スケジュール管理を手書きで行うデメリット
スケジュール管理を手書きで行うデメリットには、こんなものがあります。
・年が変わるたびに手帳を買い換えなくてはいけない
・手帳とペンの両方がないと書けない
・必要のないページがあっても我慢するしかない
・情報を探し出すのが大変（検索機能がないため）
ではスケジュール管理をアプリで行う場合には、どんなメリットがあるのでしょうか？
スケジュール管理をアプリで行うメリット
スケジュール管理をアプリで行う主なメリットは、次の4つです。
・他の人と共有できる
・変更・修正・複製が簡単にできる
・アラートを設定できる
・セキュリティー対策をできる
スケジュール管理をデジタルで行うと、共有や変更・修正・複製などが簡単になります。またアラートを設定できることも、アプリで管理する場合の大きなメリットです。
アプリによってはログインをしなければ開けない仕様になっているため、セキュリティー面でも安心できます。
ただ、やはりデジタルにはデジタルのデメリットがあるようです。
スケジュール管理をアプリで行うデメリット
スケジュール管理をアプリで行う場合のデメリットには、こんなものがあります。
・アプリを開くのに時間が掛かる
・自由度が低い
・電池や電波などの状態によってはアプリを使えない
・スマホアプリだと仕事中は使いにくい
アプリを開くためにログインが必要ということは、その分の手間と時間が掛かるということです。また電池や電波などを気にしなければいけないことも、デジタルならではのデメリットですね。
また意外とネックなのが、ビジネスシーンではスマホを触りにくいこと。「今スケジュールアプリを開いてます！」とは誰も公言しないため、端から見るとスマホで何をしているのかが分かりません。
では仕事のスケジュールを管理したい場合は、手書きのツールを使うべきなのでしょうか？
どっちかだけに絞るのではなく使い分けるのがオススメ！
スケジュールを上手に管理したいなら、アナログとデジタルの両方を使う方法がオススメです。手書きとアプリを用途やシーンに合わせて上手に使い分ければ、両方の「いいとこ取り」ができます。
オススメしたい使い分けの方法は、こちらの3つです。
1.共有やアラートの必要があるかどうかで分ける
手書きとアプリをどう使い分ければいいか迷ったら、そのスケジュールが共有したいスケジュールかどうかで分けてみてください。
例えば、チームで仕事をしている人や、恋人・友達・家族などとスケジュールを共有したい人は、専用のアプリを使うことで簡単に共有できますよ。
2.大まかなスケジュールと細かなスケジュールで分ける
2つ目は、スケジュールの細かさで分ける方法です。
この方法では、月間のスケジュール管理は手書きのカレンダーや手帳に書いておいて、毎日の細かいスケジュールはアプリで管理します。デジタルのToDoリストやリマインダー機能を使えば、タスク管理も簡単ですね。
なおスケジュール管理とタスク管理は、必ずしも同じツールで行う必要はありません。
例えば、スケジュール管理をアナログの手帳で行い、タスク管理だけを専用のアプリで行うといった方法もあります。
3.仕事とプライベートで分ける
3つ目は、仕事とプライベートで分ける方法です。
仕事のスケジュールはアプリで管理して、プライベートのスケジュールは手書きで管理する。もしくは、その反対でも良いでしょう。
ポイントとなるのは、通知やシェアが必要かどうかです。
「後で思い出したいスケジュール」や「誰かと共有しておきたいスケジュール」が多いなら、やはりアプリで管理した方がメリットは多いと考えられます。
手書きもアプリも一長一短！自分に合う使い方を探してみよう
今日は手書きとアプリのスケジュール管理について、それぞれのメリットとデメリットをご紹介しました。
同じスケジュール管理アプリでも、無料と有料では機能に違いがあります。スマホに合わせてアプリもどんどん進化していますので、オリジナリティーの高い使用感をお好みの方は有料のアプリをチェックしてみるとよいでしょう。
とはいえ手書きとアプリは、どちらも一長一短があります。どちらを使うか迷ったときは、両方を使い分ける方法もぜひ検討してみてくださいね。
Written by：ながせ なみ（コラムニスト・カウンセラー）
